Ewidencja banderol, która zgadza się co do sztuki

Dlaczego to osobny temat

Ewidencja wyrobów akcyzowych nie jest zwykłym magazynem. Magazyn odpowiada na pytanie „ile mamy", a ewidencja banderol na pytanie „gdzie jest każda sztuka i co się z nią stało". Te dwa pytania różnią się wszystkim: magazyn wolno zaokrąglić, ewidencji nie.

Banderole rozlicza się numerami, a numer jest ciągły. Jeden zakres nie może nałożyć się na drugi, nie może się urwać i nie może zniknąć bez wyjaśnienia. Arkusz kalkulacyjny niczego z tych rzeczy nie pilnuje, więc rozbieżność wychodzi dopiero przy rozliczeniu, kiedy nikt już nie pamięta, który dzień był błędny.

Co robi system

Ciągłość numeracji pilnowana w momencie wpisu

Zakres sprawdzany jest wtedy, gdy powstaje, a nie na koniec miesiąca. Nakładające się zakresy, dziury i podwójne policzenie tej samej rolki są zatrzymywane od razu, z komunikatem na ekranie osoby, która właśnie wpisuje dane.

Zbiorówki dzienne zamykane jak dokument

Dzień pracy zamyka się świadomie, a zamknięta zbiorówka przestaje być ruchoma. Dopóki jest otwarta, liczby wolno poprawiać, bo to praca w toku. Po zamknięciu korekta zostawia ślad: kto, kiedy i dlaczego. Przy kontroli to właśnie ten ślad jest wart więcej niż sam wynik.

Banderole uszkodzone prowadzone osobno

Uszkodzona banderola to nie odpad, tylko znak, z którego trzeba się rozliczyć. System prowadzi ją oddzielnie od sztuk naniesionych i oddzielnie od uszkodzonego wyrobu, bo to dwie różne rzeczy, które potrafią wystąpić razem. Jeśli produkt uszkodził się już po banderolowaniu, ginie jednocześnie wyrób i znak akcyzy, a jedno i drugie musi trafić do ewidencji.

Dwie ewidencje równolegle

Własna produkcja i towar powierzony przez kontrahenta to dwie odrębne ewidencje, z których każda rozlicza się z kim innym. W systemie prowadzone są rozdzielnie, z własnymi dokumentami i własnymi raportami, ale liczby dają się zestawić razem, gdy trzeba pokazać całość.

Dokumenty i raporty

Zawiadomienia, zestawienia okresowe i wydruki do urzędu powstają z danych, które i tak są już wprowadzone, a nie przez przepisywanie do osobnego formularza. Raport mówi, ile z ilu: jeśli danych brakuje, na wydruku jest kreska i informacja o luce, a nie zero udające prawdę.

Dowody przy towarze powierzonym

Gdy rozliczasz się z uszkodzeń przed kontrahentem, samo zestawienie nie wystarcza. System wymaga dowodu na każdą sztukę zgłoszoną jako uszkodzona i nie pozwala wysłać rozliczenia, dopóki któraś pozycja go nie ma. Braki widać na liście, zanim ktokolwiek kliknie „wyślij".

Dla kogo

• producenci i rozlewnie wyrobów objętych obowiązkiem banderolowania,
• firmy nanoszące banderole na towar powierzony przez kontrahenta,
• zakłady, które prowadzą dziś ewidencję w arkuszu i zaczęły się gubić przy rosnących wolumenach,
• firmy po kontroli, które wiedzą już, czego zabrakło w dokumentacji.

Uczciwe zastrzeżenie

Nie jestem doradcą podatkowym i nie interpretuję przepisów za firmę. To, jak dana ewidencja ma wyglądać u Ciebie, rozstrzygasz ze swoim doradcą albo z urzędem. Moja część to sprawić, żeby liczby dało się obronić: każda sztuka ma swoje miejsce, datę i osobę, a rozbieżność widać w dniu, w którym powstała.

Częste pytania