Grafik, obecność i rozliczenie w jednym miejscu
Zamiast pliku u kierownika, drugiego u kadrowej i trzeciego u prezesa. System, który pracuje dziś produkcyjnie dla kilkunastu firm w jednej instalacji, każdej w osobnym obszarze danych.
Jak to zwykle wygląda przed wdrożeniem
Grafik powstaje w arkuszu, obecności notuje się na wydruku przy wejściu, wnioski urlopowe krążą na kartkach, a pod koniec miesiąca ktoś przepisuje to wszystko do trzeciego pliku, żeby wyszło rozliczenie. Każde przepisanie to szansa na pomyłkę, a każda pomyłka w tym obszarze dotyczy konkretnego człowieka i jego wypłaty.
Dochodzi do tego pytanie, na które nikt nie umie szybko odpowiedzieć: kto dziś faktycznie jest w pracy i czy obsada na jutro się spina.
Co robi system
Grafik, który widzi obsadę
Planowanie zmian z podglądem, czy stanowiska są obsadzone i czy ktoś nie został wpisany dwa razy w tym samym czasie. Zmiana w grafiku jest od razu widoczna dla wszystkich, którzy z niego korzystają, bez rozsyłania nowej wersji pliku.
Obecności i czas pracy
Rejestrowanie wejść i wyjść, nadgodziny, spóźnienia i nieobecności zbierane na bieżąco. Ewidencja czasu pracy powstaje sama z tego, co wydarzyło się w ciągu miesiąca, a nie przez odtwarzanie go z pamięci ostatniego dnia.
Wnioski urlopowe bez kartek
Wniosek składa pracownik, zatwierdza przełożony, a saldo dni przelicza się samo. Historia zostaje w systemie, więc pytanie „ile mi zostało" przestaje wymagać wizyty w kadrach.
Rozliczenia i dodatki
Premie i dodatki liczone według zasad firmy, także tych nieoczywistych, jak dodatek zależny od długości zmiany. To zwykle miejsce, w którym gotowe programy się poddają, bo każda firma ma własny regulamin, a regulamin rzadko mieści się w polu wyboru.
Etat i agencja jako dwa obiegi
Pracownicy etatowi i obsada agencyjna rozliczają się inaczej i z kim innym, więc prowadzone są osobno. Wspólna tabela na jednych i drugich wygląda prościej tylko do pierwszego rozliczenia z agencją.
Raporty dla zarządu
Koszt obsady, nadgodziny, absencja i rotacja liczone z danych, które i tak powstają przy normalnej pracy. Zestawienie przygotowuje się kliknięciem, a nie dniem roboczym kadrowej.
Wiele firm w jednej instalacji
System działa produkcyjnie w układzie, w którym kilkanaście firm korzysta z jednej instalacji, a każda ma własny, całkowicie odizolowany obszar danych. Dla grupy spółek albo dla biura obsługującego kilka podmiotów oznacza to jeden system do utrzymania zamiast kilku, bez mieszania danych między firmami.
Częste pytania
Czy system obsłuży pracowników etatowych i agencyjnych jednocześnie?
Tak, ale jako dwa osobne obiegi, bo rządzą się innymi zasadami. Etat ma umowę, urlopy i ewidencję czasu pracy, a obsada agencyjna rozlicza się przez zestawienie z agencją.
Czy da się to połączyć z programem kadrowo-płacowym?
Tak. System zbiera to, czego program płacowy nie widzi, czyli realny przebieg zmian, nadgodziny, nieobecności i dodatki, a potem oddaje gotowe zestawienie do naliczenia płac.
Ile firm może działać w jednej instalacji?
Dziś pracuje tak kilkanaście firm. Każda ma własny, odizolowany obszar danych, a wspólna zostaje tylko sama aplikacja i jej aktualizacje.
Gdzie są przechowywane dane pracowników?
Tam, gdzie zdecyduje firma, bo to ona jest administratorem tych danych. Serwer stoi po stronie Fabrii, która jest wtedy podmiotem przetwarzającym, więc potrzebna jest umowa powierzenia, która określa zakres dostępu, czas przechowywania i sposób usunięcia danych. To nie jest formalność do odhaczenia, tylko wymóg przy danych kadrowych.
Ile plików obsługuje dziś Twój grafik?
Napisz, jak wygląda obieg od grafiku do wypłaty. Zwykle da się go skrócić o kilka kroków już w pierwszym etapie.
Napisz wiadomośćSystemy produkcyjne · Ewidencja akcyzowa · Integracje i automatyzacja